Obbligo di legge Whistleblowing: come il digitale aiuta per l'adempimento

Con il termine whistleblowing si sottende la possibilità offerta al lavoratore di segnalare illeciti o comportamenti irregolari riscontrati da lui medesimo all’interno dell’ambiente di lavoro.

Il termine deriva da whistleblower, un neologismo introdotto dall'inglese americano, a volte tradotto anche come deepthroat - la gola profonda di Nixiana memoria -, e che oggi connota colui o colei che denuncia o riferisce alle autorità, pubblicamente o segretamente, attività illecite o fraudolente in un'organizzazione pubblica o in un ente privato.

Per mezzo della Legge 179/2017, poi ripresa dal Decreto legislativo 24 del 10 marzo 2023 detto per l’appunto decreto del whistleblowing, il legislatore ha stabilito che le aziende e gli enti pubblici interessati sono obbligati a dotarsi di uno strumento interno dedicato all’invio e alla gestione di segnalazioni di illeciti. 

Lo strumento deve prevedere un sistema di crittografia, così da garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante e della segnalazione stessa.

Banalmente, una semplice casella di posta elettronica non è sufficiente, poiché non garantisce i criteri di riservatezza imposti dalla legge: e utilizzarla per questo uso risulta estremamente complesso, soprattutto poiché non garantisce la gestione nelle tempistiche indicate dalla legge o il tracciamento di tutte le scadenze...

Ma quali sono le aziende che devono dotarsi di uno strumento per il Whistleblowing?

A decorrere dal 15 luglio 2023, tutte le aziende private con più di 250 dipendenti sono obbligate a dotarsi di un tool per il whistleblowing - per tutti i soggetti del settore privato che abbiano impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati tra i 50 e i 249, la deadline si sposta invece al 17 dicembre 2023, N.d.R.

Soggetti particolari a cui la normativa Whistleblowing si applica

Anche tutti i soggetti del settore pubblico, compresi i soggetti di proprietà o sotto il controllo di tali soggetti, nonché per i Comuni con più di 10.000 abitanti, devono adempiere a questo nuovo obbligo normativo. E lo stesso obbligo si applica anche per tutte le aziende che, pur avendo meno di 50 dipendenti, offrono attività, servizi e prodotti finanziari, si occupano di prevenzione del riciclaggio, implementano misure atte a bloccare il finanziamento del terrorismo o infine vendono servizi per la sicurezza dei trasporti e la tutela dell’ambiente.

Chiude l’elenco dei soggetti interessati anche tutte le aziende che hanno adottato modelli organizzativi ex D.lgs 231/2001.

Whistleblowing come strumento di responsabilità aziendale

Al di là di quanto ognuno di noi può pensare sull’efficacia normativa di un decreto come il whistleblowing, esso emerge come un potente strumento di promozione della responsabilità aziendale.

Quando infatti i dipendenti e gli stakeholder sono in grado di segnalare comportamenti illeciti senza timore di ritorsioni, le aziende diventano più trasparenti e responsabili. E questo non solo protegge i diritti dei whistleblower stessi, ma aiuta anche a prevenire frodi, corruzione e altri comportamenti dannosi per l'azienda e la società nel suo complesso. Infine, aiuta a risolvere i problemi interni prima che possano sfociare in crisi legali o reputazionali.

Come già avvenuto negli Stati Uniti, è possibile che il tessuto imprenditoriale italiano beneficerà in modo significativo dall'implementazione di efficaci programmi di whistleblowing o almeno questo è l'augurio che facciamo noi.
Sarà il tempo a stabilirlo!

Il Ruolo Chiave del Digitale nel Whistleblowing

Il digitale interviene nella pratica del whistleblowing in molteplici modi. Uno degli aspetti più significativi è la proliferazione di piattaforme verticali per questo uso da integrare all'interno dei siti web aziendali.

Tali software, che un utente poco esperto potrebbe considerare dei semplici form, consentono invece a chiunque di segnalare comportamenti sospetti o illeciti in modo semplice, confidenziale e crittografato.

Queste piattaforme di recente sviluppo offrono numerosi vantaggi, tra i quali:

Facilità di accesso: sono accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, semplificando notevolmente il processo di segnalazione.

Anonimato: queste piattaforme consentono ai segnalatori di rimanere completamente anonimi, proteggendo la loro identità da possibili ritorsioni.

Sicurezza dei dati: i dati raccolti tramite i tool per il whistleblowing possono essere gestiti in modo sicuro e come già detto crittografato, aspetto che garantisce la privacy delle gole profonde.

Tracciabilità: le segnalazioni inoltrate tramite le piattaforme per il whistleblowing possono essere facilmente tracciate e gestite digitalmente, consentendo alle aziende che le ricevono di rispondere rapidamente ed efficacemente.

Comunicazione diretta: questi tool consentono una comunicazione diretta tra il segnalatore e il responsabile del whistleblowing, consentendo una risposta più rapida ed efficace alle segnalazioni.

Come Implementare il Whistleblowing con il digitale

Come detto, sul mercato, sono comparse già da alcuni mesi numerose piattaforme per l'implementazione del whistleblowing “digitale”. Alcune di esse sono state realizzate e distribuite da aziende con le quali DMA ha stretto una partnership.

Ma al di là della mera software selection, che può essere di successo o no, e che dipende da fattori come la maturità del prodotto, ci sono alcuni passi chiave da seguire con attenzione, per esempio:

Designare un responsabile: Ogni azienda deve designare una persona responsabile del whistleblowing, incaricata di gestire le segnalazioni in modo adeguato.

Promuovere la consapevolezza: Le aziende dovrebbero educare i dipendenti e gli stakeholder sull'esistenza del canale di segnalazione e sui vantaggi del whistleblowing.

Assicurare la riservatezza: Garantire che il sistema di whistleblowing digitale mantenga la massima riservatezza e protegga l'anonimato dei whistleblower.

Rispondere a tutte le segnalazioni: Le segnalazioni devono essere prese sul serio, e le organizzazioni devono avere procedure per indagare e rispondere in modo adeguato.

Conclusioni

La nuova legge italiana sul whistleblowing ha reso obbligatorio per aziende pubbliche e private implementare sistemi di segnalazione dei comportamenti illeciti. Il whistleblowing è un potente strumento di responsabilità aziendale che può aiutare a prevenire e affrontare problemi interni prima che possano causare danni significativi.

Il digitale gioca un ruolo cruciale nell'applicazione di questa normativa, offrendo strumenti efficienti per la segnalazione e la gestione delle violazioni. L'implementazione di piattaforme ad hoc da integrare o far lavorare in concerto con i siti web aziendali è un passo importante verso la promozione della trasparenza e della responsabilità.

In un'epoca in cui la trasparenza e l'etica aziendale sono sempre più importanti, il whistleblowing e il digitale si rivelano alleati preziosi per promuovere comportamenti etici e responsabili all'interno delle organizzazioni.

E tu, hai già iniziato a mettere la tua azienda a norma di legge?

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